• "Da setzen wir mal ein meeting an"

Diese Standardfloskel wird nur zu gerne im Mund geführt, wenn man sich als teamorientiertes und hierarchiearmes Unternehmen versteht. In Wirklichkeit wird dieser Vorschlag immer dann aktuell, wenn man eigentlich nicht so recht weiß, wie es mit dem Projekt weiter gehen soll. Bei manchen Unternehmen wird das dauernde Herumsitzen in meetings beinahe schon wie ein Leistungssport betrieben.  Da werden dann bis zu einigen Dutzend Mitarbeiter einberufen, um sich ohne Anleitung und Konzept über alles mögliche auslassen zu können. 

Vielfach enden solche meetings als lose Plauderrunden oder Kaffeekränzchen, wo auch noch kräftig über Nicht-Anwesende gelästert wird. "Was sollte das Ganze jetzt?" ist dann die häufige Reaktion der Teilnehmer nach beendeter Plauderstunde.

Dass dies nicht nur wenig zielführend ist, sondern in ganz erheblichem Umfang auch Zeit (und Nerven) kostet, dürfte auf der Hand liegen. 

Um meetings zum Erfolg werden zu lassen, bedarf es nicht nur eines gewissen Mindestniveaus an Kommunikationsfähigkeit der Teilnehmer, die es im Rahmen der Mitarbeiterauswahl zu beachten gilt, sondern auch gewisser Rahmenbedingungen, die vorliegen müssen, damit das meeting Ergebnisse bringt.

1. Vorbereitung des meetings

2. Strukturierung des meetings

3. Nachbereitung des meetings

1.1. Anlass herausarbeiten: dies klingt wie eine Binsenweisheit, häufig hapert es jedoch bereits an diesem Punkt. Denn vielfach sind der Anlass oder die Gründe für das Treffen viel zu ungenau formuliert. Es wird einfach bei jeder noch so kleinen Schwierigkeit ein Treffen anberaumt. Bevor man überhaupt dazu übergeht, sich Gedanken über Teilnehmer und Ort der Veranstaltung zu machen, sollte man von der Problemstellung ausgehend die Fragen notieren, die man im Gespräch geklärt haben muss. Und zwar möglichst konkret. Die Wichtigkeit und Tragweite des Problems gilt es abzuwägen gegen den zeitlichen Aufwand des Treffens. Je wichtiger das Thema, desto ausführlicher darf und sollte die Vorbereitung für das Treffen sein. 

1.2. Personen benennen: Hernach sollte man sich genau überlegen, welcher Mitarbeiter welche Frage beantworten oder zur Lösung beitragen kann. Die relevanten Personen werden hinter den jeweiligen zu klärenden Fragen notiert.

1.3.Durchführung planen: Soll das meeting möglichst effizient verlaufen, muss es durch eine Person strukturiert und moderiert werden. Dies kann auch eine Person von außerhalb der Organisation sein. Es gilt zu klären, wer der Moderator sein soll, gegebenenfalls ist das Ablaufschema und die allgemeine Vorgehensweise (direktiv- non-direktiv) mit ihm zu besprechen. Im allgemeinen werden dies jedoch Sie selbst sein. 

1.4. Ablaufschema verteilen. Die Teilnehmer erhalten vor Beginn des Treffens Ihre Liste mit Fragen und Teilnehmern.

2. Strukturieren und Integrieren. Während des meetings gilt es darauf zu achten, dass das Gespräch "nicht aus dem Ruder läuft", sondern dass problem- und sachorientiert Informationen ausgetauscht werden. Die nötige Strukturierung beinhaltet, dass gezielt den jeweiligen Teilnehmern Fragen gestellt werden, ihre Antworten gebündelt werden (notieren!)  und immer wieder Resumee gezogen wird. So wird für jeden Teilnehmer der Erkenntnisfortschritt während des Treffens nachvollziehbar. Auf der Liste mit Fragen und Teilnehmern wird jeder Punkt nacheinander abgehakt, wenn genügend Informationen vorliegen. Am Ende des Treffens wird das Ergebnis des Gesprächs noch einmal zusammengefasst und eine Konsequenz für das weitere Vorgehen gezogen (mit konkreter Aufgabenzuteilung).

3. Nachbereitung: Die Ergebnisse des Treffens werden noch einmal schriftlich nieder gelegt und den Teilnehmern ausgeteilt. Jeder soll daran erkennen können, was das meeting "gebracht" hat, welchen Anteil er selbst am Erfolg hatte und was seine nächste Aufgabe im Rahmen des Problemlösevorgangs ist.

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wo ist das Problem?

"brauch ich überhaupt ein meeting?"

nur Leute, dies betrifft !

"Dampfplauderer" nicht zum Zuge kommen lassen

niemand soll denken: "was sollte das jetzt?"